معرفی outlook(اوت لوک)

 outlook نرم افزاري است که براي دريافت و ارسال نامه هاي الكترونيكي استفاده می شود، البته نباید دیگر قابلیت های اين نرم افزار نظير تقويم و دفترچه يادداشت را فراموش کرد…

 

برنامه outlook به دو شکل عرضه شده است: outlook express (كه همراه با ويندوز نصب مي شود) و outlook microsoft (كه در مجموعه microsoft office قرار دارد)  به رغم اين كه از نظر شكل كمي با هم متفاوتند، ولي تقريبا كاركردهاي يكساني دارند.

این نرم افزار دارای معایب و مزایایی است که در زیر به آنها اشاره می شود :

مزاياي استفاده ازOutlook  :
۱- صرفه جويي در وقت
۲-  انتقال نامه‌ها به سیستم شخصی و امکان دسترسي به نامه‌ها و نوشتن نامه به صورت Offline
۳- نظم بخشيدن و سازمان دهي پست الکترونيکي به کاربر توسط دفترچه تلفن قدرتمند، تقويم و برنامه‌ي زمانبندي كارها
۴- مدیریت پيام‌هاي ناخواسته توسط پوشه (Junk) كه داراي فيلتر قابل به روز شدن است. فايل به روز كننده آن در سايت مايكروسافت موجود است و درجه حساسيت آن هم قابل تنظيم مي‌باشد.

معايب استفاده از Outlook  :
۱- نامه‌هاي الكترونيكي پس از دانلود بر روي سيستم منتقل مي‌شوند حتي اگر ويروسي باشند. از باز كردن و خواندن نامه‌هايي كه گيرنده‌ي نامه را نمي‌شناسيد خودداري كنيد.
۲- برنامه‌هاي سرويس گيرنده پست الکترونيکي متعلق به شرکت ماکروسافت، هدفي جذاب براي اغلب نويسندگان کدهاي مخرب مي‌باشند. شايد يکي از دلايل آن، گستردگي و مدل برنامه نويسي خاص بکارگرفته شده در آنان باشد. تاکنون کدهاي مخرب فراواني، محصولات مایکروسافت را هدف قرار داده اند.

 اولين و مهم ترین كاري كه بايد انجام دهيد تنظيم يك account است. براي این كار در منوي tools گزينه email accounts را انتخاب كنيد اگر مي خواهيد accountهاي قبلي را تغيير دهيد.

view or change existing email و در صورت تمايل به اضافه كردن account جديد add anew e-mail را انتخاب كنيد با فشردن كليد ‌next مي توانيد به مرحله بعد برسيد.

در اين قسمت بايد نوع سرور پست الكترونيكي خود را مشخص كنيد اين قسمت را بايد از سرويس دهنده پست لكترونيك خود بپرسيد: البته معمولا بايد گزينه pop3 را انتخاب كنيد كه رايج ترين پروتكل براي اين كار است (مثلا براي hotmail بايد گزينه http را انتخاب كنيد) در قسمت بعد بايد اطلاعات خود را وارد كنيد در قسمت user information ، بخش your name براي نام و نام خانوادگي شماست و email address همان پست الكترونيكي است كه قصد دريافت و ارسال از طريق outlook را داريد كه بايد مشخصات خود را وارد كنيد در قسمت server information در بخش mail server incoming و outgoing mail server بايد نام سرور پست الكترونيك خود را وارد كنيد (كه البته اين را هم بهتر است از سرويس دهنده بپرسيد.) در قسمت login information بايد شناسه كاربري و رمز عبور خود را وارد كنيد اگر مي خواهيد در هر بار دريافت و ارسال نامه كلمه عبور از شما پرسيده نشود remember password را انتخاب كنيد.

out look اطلاعات وارد شده را تست مي كند و خطاهاي احتمالي را به شما گزارش مي دهد ممكن است بعضي از سرورهاي پست الكترونيك به تنظيمات بيشتري نياز داشته باشند كه در اين صورت با فشردن كليد more settings متوانيد اين تنظيمات را انجام دهيد (البته اين تنظيمات براي هر سرور متفاوت است و بايد پرسيده شود.)
در اولين گزينه اين قسمت يعني general مي توانيد نام account ساخته شده را كه با نام پيشفرض سرور تعيين شده است، تغيير دهید. در آخرين گزينه آن يعني advanced شما مي توانيد شماره پورتهاي دريافت وارسال نامه ها را تغيير دهيد همچنين در قسمت آخر آن يعني delivery مي توانيد تعيين كنيد كه نامه ها پس از انتقال outlook از روي سرور حذف شوند يا خير . پس از تمام كردن اين قسمت account شما در outlook ساخته  شده است .
براي تغيير تنظيمات خود در منوي tools با انتخاب email accounts و سپس existing view orchange مي توانيد account خود را تغيير دهيد يا حتي حذف كنيد.

با فشردن كليد send/receive سرور پست الكترونيكي شما چك مي شود و نامه هاي جديد به دايركتوري inbox انتقال مي يابند و نامه هايي كه در دايركتوري outbox هستند ‌آماده ارسال شده و به sent items منتقل مي شوند تا این قسمت  شما قادر به دريافت و ارسال نامه ها از طريق outlook هستيد.  حال اگر چند پست الكترونيك مختلف داشته باشيد مي توانيد براي هر كدام يك دایركتوري جداگانه ايجاد كنيد و با استفاده از تعريف يك قانون (rule)، نامه هاي رسيده به هر پست الكترونيك را به دايركتوري مخصوص آن ارسال کنید.

براي ايجاد دايركتوري جديد در منو فايل گزينه new و سپس folderرا انتخاب كنيد. براي تعريف يك قانون در منوي tools گزينه rules wizard را انتخاب كنيد با فشردن كليد new مي توانيد يك قانون جديد اضافه كنيد مي توان بر حسب محتواي نامه موضوع نامه ،‌فرستنده،‌گيرنده و موارد ديگر نامه ها ، براي آنها قانون تعريف كرد و آنها را به دايركتوري هاي مختلف فرستاد يا كارهاي ديگري انجام داد.

همچنين مي توانيد start from a blank rule را انتخاب كنيد تا گزينه هاي بيشتري براي ايجاد يك قانون در دسترس شما باشند پس از انتخاب مي توانيد براي نامه هاي رسيده يا فرستاده شده قانونی را تعریف کنید.

با انتخاب check messages when they arrive و زدن كليد next مي توانيد براي نامه هايي كه دريافت كرده ايد قانون بسازيد مثلا با نتخاب where my name is in the to or cc box و فشردن كليد next و در مرحله بعد با انتخاب move it to the specified folder و كليل روي specified در پنجره پايين و تعيين نام يك دايركتوري مي توانيد نامه هاي رسيده بر هر پست الكترونيك خود را به يك دايركتوري مخصوص به خود بفرستيد.

فایل های موجود در Outlook :

زمانی که این برنامه آیتم ها را در کامپیوتر شما ذخیره می کند، نوع آنها داده ای بوده که personal folders file)   pst) نام دارند. برای استفاده از ایمیل ها در زمانی که آنلاین نیستید، Outlook فلدر offline را پیشنهاد می دهد که در فایلی با قالب  .pst قرار می گیرند.

تفاوت اصلی میان دو نوع فایل های داده ای شامل موارد زیر است  :

فایل های .ost تنها زمانی استفاده می شوند که نوع اکانت شما Exchange server باشد و کار آفلاین را ترجیح دهید.

فایل های .pst : این فایل های یک نوع فایل داده ای بوده که پیام های شما و سایر آیتم ها در آن ذخیره می شوند که  برای اکانت های POP3,IMAP,HTTP استفاده می شوند.ایمیل هایی از هر سه نوع پروتکل در این نوع فایل ها ذخیره می شود.هنگامی که قصد ایجاد فلدرهای backup و Archive را دارید و نوع اکانت شما exchange server  است باید از یک فایل اضافه .pst نیز استفاده نمایید.با انتقال ایمیل ها به فایل .pst فضای روی میل سرور شما آزاد می شود.از معایب این نوع فایل ها کار نکردن آنها با اکانت ایجاد شده از نوع  exchange server  است .فایلی که با پسوند .pst می باشد و با نسخه ۲۰۰۳ یا ۲۰۰۷   outlook طراحی شده باشد ، قابلیت باز شدن توسط نسخه های قبلی را ندارد. جهت ساخت فایلی سازگار با نسخه های قبلی می توان فایل دیتا را با فرمت Outlook 97-2002 Personal Folders file (.pst) ایجاد کرد.

همچنین توسط  synchronize  می توانید محتوای ایمیل هارا به صورت آفلاین تغییر داده و یا از فلدری به فلدر دیگر منتقل کنید و سپس تغییرات را در سرور نیز مشاهده کنید . بخش هایی که synchronize   می شوند شامل موارد زیر است.

Header : معمولا نام فرستنده ، موضوع نامه و زمان دریافت پیام و اندازه ی پیام را در بر دارد.

Full Item  : شامل  عنوان،بدنه ی پیام ، الحاقیه ها و تصاویر  می باشد .

اگر از اکانت ایمیل Exchange Server استفاده می کنید بهتر است از حالت  Cache exchange استفاده کنید تا بتوانید از فایل های .ost  استفاده کنید. و عمل synchronize    با موفقیت انجام شود.

برای مشاهده ی فایل های داده می توانید به شکل زیر عمل کنید :

ابتدا از مسیر زیر نسبت به نمایش فایل های مخفی اقدام نمایید :

وارد Mycomputer شوید ، و سپس از منوی Tools گزینه ی Folder Option را انتخاب و به تب view رفته و تیک گزینه ی Show hidden files and folders را فعال نمایید. حال از مسیرهای زیر می توانید فایل های داده ای را مشاهده نمایید.

Outlook data files (.pst)    drive:Documents and SettingsuserLocal SettingsApplication DataMicrosoftOutlook

Offline Folders file (.ost)     drive:Documents and SettingsuserLocal SettingsApplication DataMicrosoftOutlook

همچنین امکان انتقال این نوع فایل ها به مسیر دیگر هم وجود دارد. یک فایل داده می تواند توسط یک کاربر یا یک برنامه قابل دسترسی باشد. آدرس دهی این نوع فایل داده از کامپیوتری در شبکه به دلیل افزایش احتمال از دست رفتن داده ها  پیشنهاد نمی شود.


امن سرور، ارائه دهنده سرويس های ثبت دامنه، ميزباني وب، میزبانی ایمیل، میزبانی اختصاصی و سرورهای مجازی مطابق با استانداردهای جهانی